Vad innebär dubbel bokföring?

Dubbel bokföring är det vanligaste bokförings­systemet som används idag. Den användes redan under den italienska renässansen av de venetianska köpmännen och beskrevs för första gången av matematikern Luca Pacioli för 500 år sedan. Därför heter det även italiensk bokföring.

Anledningen till varför dubbel bokföring används av i stort sett alla företag och organisationer är att det speglar verkligheten. Pengar kan inte skapas ur luften och det kan inte heller försvinna helt. Pengar får bara flyttas från ett ställe till ett annat. Med dubbel bokföring registrerar vi förflyttningar på både dessa ställen.

Till exempel, när du tecknar ett lån med banken, får du pengarna på ditt företags­konto som en ökning av en tillgång. Men du får också en ökning av dina skulder, eftersom lånet måste ju betalas tillbaka. Med dubbel bokföring registrerar vi förändringen av både tillgången och skulden.

När vi registrerar både sidor av en ekonomisk transaktion får vi möjlighet att skapa rapporter om både företagets resultat (vinst eller förlust) och dess ekonomisk ställning (tillgångar och skulder).

Hur fungerar dubbel bokföring i praktiken?

Dubbel bokföring innebär att du registrerar olika affärs­händelser på olika bokförings­konto, t.ex. hyran bokförs på kontot för lokal­kostnader och mobil­räkningen bokförs på kontot för telefon­kostnader. Du får i princip välja dina konto fritt, men de flesta företag använder ett kontoplan som heter BAS.

BAS kontoplan

Även när du använder BAS som din kontoplan finns det flera plan att välja mellan. Olika typer av organisationer och företag har olika behov, och många bokförings­program låter dig välja den kontoplanen som bäst passar dig. De flesta kontoplan uppdateras årligen, men ändringarna är oftast små mellan åren, och du behöver absolut inte ändra ditt företags kontoplan varje gång kontoplanen ändras.

Med en BAS kontoplan har varje konto både ett namn och ett fyrsiffrigt konto­nummer. Konton delas även upp i olika klasser. Kontoklass 1 — konton som börja med siffran 1 — är tillgångskonto. Kontoklass 2 innehåller konto för skulder och eget kapital. Kontoklass 3 används för intäkter och kontoklass 4 till 7 används för olika typer av kostnader.

Med BAS-kontoplanen kan du skapa upp till 9999 olika bokföringskonto. I praktiken behöver de flesta företag bara några tiotal konto.

Debet och kredit

Alla affärs­händelser påverkar minst två konto. Eftersom pengar kan inte skapas eller förstöras måste transaktionerna balanseras. Den ena sidan av transaktionen måste vara lika med den andra sidan. En ökad försäljning balanseras med en lika stor ökning av en tillgång — pengarna i kassan eller banken.

Vid dubbel bokföring har de två sidorna i en bokföringspost namn: debet och kredit. Det finns flera sätt att komma ihåg vilken sida du ska bokför en transaktion på. Det vanligaste är ett tabell som visar hur varje kontoklass ökar och minskar.

I praktiken behöver du komma ihåg endast ett fåtal typer av transaktioner. Mönstret för alla försäljningar är ju detsamma varje gång, det är endast siffrorna som ändrar sig.