Bestämmelser för när bokföring ska ske finns i Bokföringslagen och beror på vilken typ av affärshändelse det är: en kontantbetalning eller en annan affärshändelse.
Kontantbetalningar
Alla kontanta in- och utbetalningar måste bokföras senast nästföljande arbetsdag.
Kontantbetalning betyder att betalning sker samtidigt som köparen får varan eller tjänsten. Det betyder att även betalning med Swish räknas som kontanta betalningar. Det gör även mottagna checkar eller kuponger och presentkort som företaget får ersättning för från en annan part.
Om företagets intäkt med dessa kontanta betalningar överstiger 4 prisbasbelopp (186 000 kr för 2019) måste företaget vanligtvis använder ett certifierat kassaregister. Vissa undantag finns för t.ex taxiverksamhet, distansförsäljning och automatiserade försäljning.
Företag som har en kassaregister rent tekniskt bokför händelsen när köpet registreras i kassan. Du behöver bara skriver ut dagsrapporten varje dag och lägger den in i en kassapärm som så-kallad sidoordnad bokföring. Du bör dock överför ändringarna i kassabehållning till bokföringsprogram minst en gång i månaden.
Övriga affärshändelser
Alla övriga affärshändelser ska bokföras ”så snart det kan ske” (Bokföringslagen 5 kap § 2).
Däremot måste alla bokföring för en momsredovisningsperiod var helt klart innan momsdeklarationen ska skickas in. Det betyder i praktiken att du har ungefär 40 dagar efter slutet av momsredovisningsperioden innan bokföring måste ske.
En händelser i början av januari måste då vara bokfört innan den 12:e mars om du redovisa momsen månadsvis. Med kvartalsvis redovisning kan du vänta till 12:e maj. Och om du redovisa moms en gång om året kan du i teori skjuta upp bokföringen ändå till februari följande året.
Men det vill du inte göra. Det blir då alldeles för mycket arbete, och lätt att glömma någonting.
Rutiner för bokföring
Det bästa är ju att bokföra regelbundet, men du behöver inte göra det varje dag, eller ens varje vecka. Det räcker med att spara alla verifikationer som kommer in under månaden i en pärm i datumordning för att registrera allting samtidigt en gång i månaden.
Även du som har många kontanta in- och utbetalningar behöver inte göra all bokföring dagligen. Om du har en kassaapparat sparar du dagsrapporten tillsammans med de andra verifikationer.
Och om du inte har en kassaapparat behöver du bara skriva ner alla dina kontanta, kort och Swish inkomster och utgifter i en kassabok när de uppstår. Det är ju också bokföring. Kassaboken kan då överföras till datorbokföring samtidigt som alla andra händelser.