I sin enklaste form är en verifikation bevis att en affärshändelse inträffade. Den innehåller all information som behövs för att händelsen ska kunna spåras och bokföras.
Det finns vissa krav på hur en verifikation får ser ut och vad det ska innehålla, men i de flesta fall är händelsens verifikation ett kvitto eller en faktura.
Verifikationen kan även bli ett lånebesked som visar när lånebeloppet betalas ut, eller en utbetalningsavi. Den dagliga kassarapporten är verifikationen för dagens försäljning och även utdrag från banken kan bevisa t.ex. ägarens eget uttag i en enskild firma.
Vad ska en verifikation innehålla?
För att godkännas som verifikation måste dokumenten inkluderar information om:
- när den har sammanställts
- datumet för affärshändelsen
- vad verifikation avser
- vilket belopp den gäller
- vilken motpart den berör
Utöver det behöver varje verifikation ett unikt verifikationsnummer eller annan identifiering. Och om affärshändelsen har grundats i andra handlingar eller uppgifter, måste verifikationen hänvisar till dessa och var dessa uppgifter har sparats.
Rättelseverifikation
Eftersom alla ändringar måste sparas i systemet ska du skapa en rättelseverifikation om du behöver ändra någonting som redan har bokförts.
Förutom att visa vilken verifikation har rättats måste en rättelseverifikation även innehålla information om när rättelsen skedde och vem det var som gjorde det. Det måste också framgå på den originala verifikationen att rättelsen finns.