Alla företag behöver någon sorts bokföring för att hålla koll på företagets ekonomiska hälsa. Sedan finns det ju lagar som bestämmer vem det är som är skyldig att bokföra allt och spara bokföringen i 7 år.
Enligt Bokföringslagen är en juridisk person nästan alltid bokföringsskyldiga.
Därför måste alla aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar göra bokföring. Detsamma gäller även stiftelser, ideella föreningar och trossamfund om de har över 1,5 miljoner kronor i tillgångar eller driver näringsverksamhet.
Bokföringsskyldighet enligt Bokföringslagen gäller dock inte bl.a. staten, kommuner, landstinget och konkursbo, som ligger under andra lagstiftning.
En enskild firma är ingen juridisk person eftersom det finns ingen skillnad mellan firman och dig som fysisk person, men Bokföringslagen bestämmer att även fysiska personer är bokföringsskyldiga om de driver näringsverksamhet.
Allt detta betyder i praktiken att om du har anmält ett företag till Bolagsverket eller Skatteverket är du skyldig att göra bokföring för din verksamhet.
Vad innebär bokföringsskyldighet?
Bokföringsskyldighet betyder att du måste löpande bokföra alla dina affärshändelser och sparar all information och verifikationer.
Det betyder att du ska:
- se till att du har verifikationer för alla affärshändelser i form av kvitto, faktura eller annat underlag.
- bokföra alla affärshändelser systematiskt och i registreringsordning.
- avsluta din bokföring med ett årsbokslut.
- spara systeminformation och behandlingshistorik.
- spara alla verifikationer, årsbokslut och andra räkenskapsinformation i 7 kalenderår, tillsammans med all utrustning och program du behöver för att kunna presentera informationen.
Du måste även upprätta en öppningsbalansräkning när du först blir bokföringsskyldig. Denna öppningsbalansräkning visar ingående värdet på tillgångar, skulder och eget kapital när verksamheten dras igång.
Vem ansvarar för bokföring?
Det är alltid företagaren själv som har det yttersta ansvaret för bokföring i enskild firma.
När det gäller aktiebolag eller andra företag med en styrelse är det styrelsen som då har ansvaret. Men med aktiebolag som är enmansföretag blir styrelsen ju detsamma som ägaren i alla fall.
Om företaget har VD eller någon som är anställd eller anlitat för att ta hand om bokföring delar dem ansvar till viss del.
Får jag överlämna bokföring till någon annan?
Ja, du får anlita en redovisningsbyrå eller -konsult för att ta hand om ditt företag, men det är fortfarande du som företagare eller styrelse som har ansvar att allt hanteras på ett korrekt sätt. Om bokföring sköts dåligt eller bryter lagen kan du inte förneka ansvaret för att någon annan gör den dagliga bokföringen åt dig.